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Guide pas à pas

Gérez votre agence dans PulSe.

De l'inscription à une visite vérifiée qui se paie d'elle-même jusqu'à la paie, en onze étapes claires. Tout est modifiable plus tard, alors commencez par l'essentiel et affinez au fur et à mesure.

Ce guide accompagne un administrateur dans la mise sur pied d'une agence et l'exécution de la cascade complète : planning vers pointage vers clinique vers demande de remboursement vers paiement vers paie. Vous pouvez faire tourner de vrais créneaux le jour même.

1

Créez votre agence

Connectez-vous sur pulsecare.health et créez votre agence avec l'assistant d'intégration (ou démarrez un essai de 14 jours via l'inscription publique en libre-service). Ajoutez votre nom, votre logo et vos secteurs de soins, cela met en place votre tenant, amorce votre plan comptable de 35 comptes et personnalise l'espace de travail en marque blanche.

Astuce : chaque agence est isolée par une sécurité au niveau des lignes appliquée par la base de données, de sorte que vos données ne sont jamais visibles par un autre tenant.
2

Configurez les rôles et invitez le personnel

Invitez le personnel de bureau et les soignants avec le bon accès pour chaque rôle. Les permissions sont appliquées dans la base de données, de sorte qu'un planificateur, un facturier et un soignant voient chacun exactement ce qu'ils doivent voir. Activez le MFA pour le personnel qui manipule des informations de santé protégées ou de l'argent.

Astuce : les rôles correspondent à de vraies fonctions, de sorte que les actions cliniques, de facturation et de paie sont réservées aux bonnes personnes.
3

Ajoutez vos succursales et emplacements

Configurez chaque succursale que vous exploitez. La gestion multi-succursales garde chaque emplacement sous un même toit tout en gardant leurs plannings et leurs données séparés.

4

Construisez les profils des soignants et les certifications

Ajoutez les soignants avec leurs rôles, certifications et formations. PulSe commence à surveiller les dates d'expiration dès l'instant où vous les saisissez, et Manka, l'agent de conformité, commence aussitôt à se prémunir contre les expirations.

  • Enregistrez les certifications et la formation par soignant.
  • Définissez la fenêtre d'alerte pour que rien n'expire sans qu'on le remarque.
5

Configurez les clients et les plans de soins

Ajoutez les clients que vous servez et construisez leurs plans de soins, afin que les visites, les tâches et la documentation soient structurées dès le départ, et non saisies librement. Les plans de soins pilotent l'étape clinique de la cascade et alimentent les relevés de surveillance à distance des patients là où vous les utilisez.

6

Construisez le planning

Attribuez les créneaux et laissez PulSe attraper les conflits, les doubles réservations et les trous avant qu'ils ne surviennent. Un soignant dont la certification a expiré ne se voit pas proposer le créneau. Laissez Atlas, l'optimiseur de planning, proposer les meilleures attributions.

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Vérifiez les visites avec l'EVV

Les soignants pointent l'entrée et la sortie par GPS à l'intérieur du geofence, ou par appel téléphonique IVR lorsqu'il n'y a ni smartphone ni signal. Un pointage au mauvais emplacement est signalé sur-le-champ, et les visites en retard, en avance ou manquées apparaissent comme des exceptions à résoudre.

Astuce : les heures vérifiées saisies ici sont les mêmes heures qui alimentent ensuite la facturation et la paie, de sorte qu'il n'y a pas de seconde feuille de temps.
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Suivez la conformité

Surveillez le tableau de bord de conformité pour ce qui expire ensuite, certifications, formation et documents, avec des alertes à l'avance. La piste documentaire est prête quand un auditeur la demande, et le journal d'audit enregistre chaque accès.

Astuce : traitez un renouvellement avant qu'il n'expire, au lieu de l'apprendre pendant l'audit.
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Exécutez le cycle de revenus

Chaque visite vérifiée et documentée génère automatiquement une demande EDI 837P. Anye, l'agent du cycle de revenus, la nettoie et la soumet via la chambre de compensation Availity en ligne, puis comptabilise le remboursement ERA 835 automatiquement. Traitez les refus éventuels et surveillez le vieillissement des créances depuis un seul endroit.

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Exécutez la paie et le dépôt direct

Les mêmes heures EVV vérifiées alimentent la feuille de temps et le cycle de paie, de sorte que le bulletin de paie correspond au travail. Payez par Stripe Connect ou NACHA ACH (ou chèque papier), avec Vault qui maintient la paie en manuel par défaut de sorte que l'argent ne bouge qu'avec votre approbation. Les écritures au grand livre se comptabilisent automatiquement dans les comptes et se synchronisent avec QuickBooks Online.

Astuce : des connecteurs ADP et Paychex sont disponibles si vous conservez un prestataire de paie externe.
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Faites des rapports et gardez le contrôle

Ouvrez le reporting pour la vue d'ensemble dont la direction a besoin, en marque et prête à partager. Utilisez les contrôles du propriétaire, six bascules de visibilité financière, quatre bascules de restriction des administrateurs, et des seuils d'approbation par agent, pour définir exactement ce que chaque rôle voit et ce que les agents peuvent faire d'eux-mêmes.