Ce guide accompagne un organisateur dans la mise en place d'un groupe et sa gestion en confiance. Tout est modifiable plus tard, alors commencez simplement et affinez au fil du temps.
Lancez votre groupe
Connectez-vous sur getpamoja.com et choisissez le type de groupe : club sportif, tontine (njangi, susu, chama), réseau d'anciens, association culturelle, ou groupe d'entraide et de prévoyance. Ajoutez son nom, son logo, son écusson, sa devise et ses couleurs ; l'application porte l'identité propre du groupe comme son propre tenant.
Mettez en place votre assistant President
L'assistant s'appelle « President » et se renomme lui-même au changement de direction. Bâtissez sa base de connaissances : répondez aux questions d'accueil standard pour votre type de groupe, ajoutez vos propres questions et réponses personnalisées, et téléversez des documents PDF ou texte comme les statuts ou un livret d'accueil.
Invitez les membres (recommandés par un responsable)
Un responsable invite chaque membre avec un code lié au numéro de téléphone exact saisi, pour que le code ne fonctionne que pour cette personne. Tout le monde se connecte par téléphone ou nom d'utilisateur et code PIN, sans passerelle SMS, et arrive dans l'application et la discussion propres au groupe.
Fixez cotisations et amendes
Définissez les cotisations avec leurs composantes et leur calendrier, ainsi que l'amende pour les retards. Pamoja applique les règles automatiquement et suspend les membres en retard au grand jour, pour que personne n'ait à relancer ni à se disputer.
- Fixez les composantes des cotisations et leur fréquence.
- La suspension automatique garde les règles justes et visibles.
Faites le tirage au grand jour ou fixez les matchs
Pour une tontine, lancez le tirage en direct pour décider de l'ordre de collecte sous les yeux de tout le groupe. Pour un club sportif, utilisez plutôt le tableau d'entraînement : fixez les matchs, les titulaires et les remplaçants par poste, et la formation.
Collectez avec preuve
Les membres paient et envoient leur preuve ; la personne qui encaisse confirme la réception ; chaque entrée se range dans le registre. Prêts, fonds d'amortissement et mutuels, fonds d'urgence, et le Bereavement Support Fund se suivent tous dans le même registre.
Examinez et approuvez les nouveaux membres
Le comité d'examen vérifie les candidats selon les critères que votre groupe fixe, puis les approuve et les invite, là encore avec un code recommandé par un responsable. Le groupe grandit à dessein, pas par des liens transférés.
Coordonnez via les canaux et le Session Hub
Discutez dans des canaux nommés (#general, #announcements, #executives, et plus) qui remplacent WhatsApp. Utilisez le Session Hub pour l'adresse d'accueil, l'ouverture dans les cartes, l'arrivée des membres, le covoiturage et la présence, puis envoyez un résumé WhatsApp en un seul appui.
Tenez des réunions et consignez les décisions
Tenez des réunions avec procès-verbaux et un flux d'adoption, gardez un calendrier d'événements et d'entraînements, consignez les décisions, stockez les statuts, et envoyez des alertes, le tout là où vit déjà l'argent.
Clôturez le tour et faites le rapport
À la fin de chaque tour, générez un rapport propre et imprimable à partir du registre, des cotisations, des fonds et du BSF, pour que les comptes soient clos, clairs, et dignes de la confiance de chaque membre.